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成功策划活动学会这些要点,值得一看
来源:www.siluzhiyuan.cn 发布时间:2020年02月06日

   疫情的突然爆发让人猝不及防,春节复工也一再延迟。近期大部分会议活动都延迟、取消或改为线上进行,会议人尤其是萌新们可以利用这段宝贵时间来充实下自己,以便重返职场时能够更快进入状态。今天我们就来了解下一场成功的西安会议活动是如何策划执行的吧~

01 撰写会议活动策划案

一份完整的会议活动策划案,应该包括活动目的、活动意义、活动周期、活动细节、宣传推广、效果预期以及风险把控。

只有完整包含了这些要素,才能让其他人知道这是一场什么样的活动,也能更好地判断整场活动的效果和风险。
02 制定时间进度表

会议活动策划案确定以后,就要开始准备,将整个活动准备工作分解成不同的任务并安排相应的负责人。

制定时间进度表,将工作事项、负责人、协助人、规定完成时间及每日进度清晰记录,把控每一个时间点。

03 会议活动招商

一场对外的会议活动免不了花钱,招商是一种双赢的选择。活动前期需要准备好招商PPT,来以此获得更多的资金支持。

招商PPT的核心就是这个活动是什么,能给赞助商带来哪些好处,需要赞助商提供哪些支持,这是商务合作的基础和前提。双方能进行资源置换也是可以合作的,例如对方免费提供场地,提供礼品等。
04 会议场地选择

关于场地选择,我们之前提到过多次,例如这几点,场地考察前你必须知道。

根据活动预期人数选择能够足够容纳的场地,同时还要考虑到交通便利程度以及预算的控制。另外还要了解场地方是否能提供音响、话筒、LED屏幕、桌椅等一些会议必备的设备。


链会议APP内有酒店、会议会展中心及其他各类特色会议场地可供选择,可根据所在城市、场地类型、容纳人数快速筛选所需场地,为你节约时间和沟通成本。

05 物料准备

一场会议活动,基本上各个环节,各个时期内都需要做图制作物料。大致包括活动海报、易拉邀请函、横幅、宣传单页、指引牌、签名墙等。

06 宣传与推广

宣传与推广属于整个活动筹备期间最重要的工作之一。宣传推广一方面是为了吸引参会者报名,另一方面也是为了提升行业知名度。

一般宣传推广渠道包括自有媒体宣传、外部媒体宣传、行业组织社群及自有客户邮件电话邀请。另外一个很重要的宣传推广渠道,就是报名平台宣传以及报名后参会人宣传。

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在链会议APP,主办方可3分钟快速搭建会议活动页面,同时支持免费、收费等多种票种设置,帮助主办方打造集品牌性、功能性、视觉性于一体的活动页面。同时链会议凭借平台自身流量优势为主办方导流,直接提升参会人数。支持一键生成传播海报,方便在微信及朋友圈裂变传播。

07 会议现场执行

1、会议现场布置

可以根据会议类型和特点,选择合适的布置样式。调试音响等设备、测试PPT、测试话筒、规划一下现场、了解洗手间等位置在哪里,这些都要做到心中有数。

2、人员分工与执行

一般一场200人左右的活动,需要8名左右工作人员:主负责人,指引人员,签到人员、主持人、控制气氛、摄影、速记、一位机动执行人员。当然如果人手不够,可以一人负责两项工作内容。


3、维持签到秩序

传统纸质签到单个人签到时间较长,签到人数多时,很容易出现现场混乱的情况。链会议APP现场签到功能就能很好地解决这个难题。参会者扫描二维码,3秒钟完成签到,有效避免了签到时的拥挤与排队,提升客户体验,同时减轻主办方运营压力。

4、注意现场连贯性

会前要做指引,方便大家能快速找到场地和自己的位置;现场良好互动需要有一位能调动气氛的主持人,避免中断冷场;上一个嘉宾讲完后,要及时调出下一个嘉宾的PPT;遥控笔要提前教会嘉宾使用等。

会议结束后,还需要进行活动总结以及参会人员分析,链会议APP会后自动生成数据分析表,方便主办方下次更有针对性地开展企业宣传推广以及精准邀约。

以上就是西安策划活动准备和执行一场会议的基本流程,每一项都值得拆开来讲,以后我们会更细致的探讨。

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